Un rapport annuel réunit souvent le message de la direction, les résultats des programmes, des données financières, des photos et des graphiques. Ces éléments sont rarement approuvés au même moment. Pour préparer des éditions anglaise, française ou arabe cohérentes, il faut organiser les approbations et les modifications aussi soigneusement que la traduction elle-même. Désignez une personne responsable de la publication et convenez d’une méthode de suivi.

Recensez tout le contenu à publier

Avant de demander une soumission, dressez la liste de tous les livrables : rapport, résumé Web, courriel de lancement, publications sur les réseaux sociaux et présentation aux parties prenantes. Dans le rapport, pensez aux libellés des graphiques, aux légendes, aux remerciements, au texte intégré aux images, à la table des matières et aux notes. Le traducteur ne peut pas repérer de façon fiable un texte présent uniquement dans un fichier de mise en page qu’il n’a pas reçu.

  • Fournissez le manuscrit modifiable et un PDF de référence présentant la mise en page.
  • Joignez les graphiques modifiables ou les tableaux sources en précisant les onglets concernés.
  • Indiquez les appellations officielles des organismes, des bailleurs de fonds et des programmes, ainsi que les titres de poste.
  • Distinguez le contenu à traduire du contenu déjà approuvé à réutiliser.

Encadrez les envois par lots

Si l’introduction est approuvée alors que les résultats changent encore, transmettez-la dans un lot clairement identifié. Notez le nom du fichier, sa version, sa date d’approbation et les sections incluses. Centralisez les modifications dans un registre plutôt que de multiplier les fichiers intitulés « final ». Convenez si le traducteur comparera les fichiers de remplacement ou travaillera à partir des modifications signalées, et prévoyez ce travail dans le mandat.

Par exemple, si le nombre de participants passe de 1 250 à 1 280, signalez toutes les occurrences : paragraphe de résultats, graphique, sommaire et courriel de lancement. Remplacer le graphique seulement laisserait des incohérences dans les autres versions.

Vérifiez les chiffres par rapport à la source approuvée

La révision de la traduction doit vérifier que les montants, les dates, les pourcentages, les unités et les références correspondent au texte source approuvé. Les conventions de présentation peuvent varier, mais la valeur doit rester la même. Faites approuver les données séparément par leur responsable : la révision d’une traduction ne valide ni les calculs comptables ni les conclusions qui en sont tirées.

Signalez les abréviations inexpliquées et distinguez une hausse en pourcentage d’une variation en points de pourcentage. Si le texte source est ambigu, clarifiez la question avec son auteur plutôt que de demander à chaque réviseur linguistique de l’interpréter de son côté.

Relisez les pages après la mise en page

La longueur du texte varie d’une langue à l’autre. Prévoyez une vérification du PDF ou de la version Web : titres tronqués, légendes séparées de leur illustration, notes absentes, renvois erronés dans la table des matières et couleurs de graphiques mal associées. Pour l’arabe, faites vérifier le texte bidirectionnel et l’ordre de lecture dans le livrable réel.

Distinguez les commentaires de mise en page des modifications rédactionnelles. Si un titre doit être raccourci, demandez une reformulation qui conserve le sens plutôt que de supprimer des mots directement dans le fichier graphique.

Attribuez les dernières vérifications

  • Communications : confirmer la présence de tous les éléments recensés.
  • Responsables du contenu : approuver les données, les noms et les dernières modifications.
  • Révision linguistique : résoudre les questions et approuver les formulations.
  • Mise en page ou intégration Web : vérifier la présentation, les liens et les fichiers.
  • Responsable de publication : confirmer les versions finales et archiver ensemble la source et les traductions approuvées.

Demandez une soumission qui distingue la traduction, le traitement des modifications et la révision après mise en page. Vous pourrez ainsi prévoir le travail de publication et attribuer chaque étape.